Por: CPC. Dr. Pedro Estuardo Ramos Castillo
En nuestro mundo actual, para tener posibilidades de éxito en la gestión de una empresa, es indispensable que la Dirección cuente con herramientas que le permitan ejercer un buen control de las actividades desarrolladas y además le proporcionen información correcta, oportuna y confiable.
La globalización nos confirma más que nunca, que no existe ninguna técnica o método que resulte independientemente eficaz. Es indispensable la combinación de diversos elementos a través de sistemas que una vez integrados y debidamente amalgamados, puedan brindar resultados satisfactorios.
GERENCIAR CON ÉXITO, sólo es posible si se cuenta con información; contar con INFORMACIÓN implica a su vez implementar SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, se deben estructurar controles y emitir comprobantes de las diferentes operaciones realizadas que posibiliten el registro y seguimiento administrativo-contable de las mismas.
Los sistemas de control interno son un conglomerado de procedimientos tan diversos que implementarlos representan grandes esfuerzos para cualquier empresa, armonizarlos para que todos, además de ser útiles y cumplan sus objetivos particulares, se orienten hacia los objetivos generales, es bastante más complejo.
Por eso es común encontrar empresas importantes que presumen de brillantes sistemas de control de producción o de muy avanzadas y sofisticados sistemas de facturación y a su vez no disponen de sistemas de control de inventarios o de contabilidad de costos. En otros casos se encuentra que en dos (2) áreas se controla y registra lo mismo, por ejemplo los inventarios, y lo que es más saltante, en ninguna de las áreas el control es completo y satisfactorio.
En muchos casos hemos escuchado los comentarios de funcionarios o directivos que no comprenden cómo la “Contabilidad” les reporta unas cifras de inventarios, facturas por cobrar o cualquier otro rubro, en tanto el “Centro de cómputo”, obtiene cifras totalmente diferentes.
Las situaciones descritas nos conducen a tener en cuenta la importancia que adquiere el hecho de determinar claramente los alcances, conciliaciones y objetivos de cada sistema, para que no resulten antagónicos, sino más bien para que se complementen.
El tema requiere un análisis muy exhaustivo y abarca aspectos inherentes a Formulación y control presupuestal, Control de inventarios, Contabilidad general, Contabilidad de costos y Control de activo fijo, entre otros.
Por las razones expuestas, somos muy cuidadosos en el análisis previo a las propuestas que nos solicitan las empresas, para contratar nuestros servicios profesionales de asesoramiento en el diseño e implementación de sistemas de contabilidad de costos.
No es suficiente el diseño y desarrollo de excelentes programas de costos adecuados a los requerimientos de control e información solicitados, es mucho más que eso, pues deben detectar las posibilidades de éxito en su implantación, teniendo en cuenta las facilidades que se brindarán a los usuarios, su enlace con otros sistemas, la captura de datos, la coordinación de controles internos concurrentes, etc.
Este análisis permite determinar con un alto grado de certidumbre el ámbito de trabajo de los consultores, cuya responsabilidad, salvo modificación expresa, debe incluir desde la captura de datos hasta la valorización de la producción terminada y en proceso.
Además, los consultores deben recomendar las mejoras a efectuarse en los procedimientos administrativo-contables que aportan datos para el sistema de contabilidad de costos.
Sin embargo, en la mayoría de los casos existe un gran desconocimiento de los alcances del trabajo que se contrata por lo que escuchamos a muchos ejecutivos que esperan que se implemente el control de inventarios, la contabilidad general y se determine el costo de ventas, entre otros aspectos, cuando el convenio era para la contabilidad de costos.
1. ¿Implementación en empresas en marcha?
Generalmente, la implementación de sistemas de contabilidad de costos se efectúa en empresas en marcha, que por razones obvias ya tienen una serie de deficiencias de control interno, que generan un grado de dificultad adicional a dicha implementación.
1.1. Control de inventario permanente
El control de inventario permanente será nuestro abastecedor de la información correspondiente a los consumos de materias primas, envases y embalajes y suministros diversos. Los datos deben considerar las unidades y los valores, así como el destino del consumo. De no contarse con este mínimo de datos se debe estudiar la razón y recomendar que se tomen las medidas pertinentes.
La empresa debe ser responsable de solucionar las dificultades que se presentaran. En algunos casos, se ha tenido que implementar un nuevo sistema de control de inventario permanente.
Cuando ya se cuenta con un sistema de control de inventarios que permita obtener la información requerida, sólo se efectúan las coordinaciones para evitar una nueva digitación en el sistema de contabilidad de costos.
1.2. Control de activo fijo
El control de activo fijo nos permitirá obtener la información sobre las depreciaciones mensuales y su asignación a los diferentes centros de costo o actividades de la empresa.
En ausencia de un control por computador, pero contándose con la información en registros auxiliares de la Contabilidad general, los datos tendrán que ingresarse al sistema en forma manual.
Igualmente, de contarse con un sistema de control de activo fijo que permita obtener la información requerida, sólo se efectúan las coordinaciones para evitar una nueva digitación en el sistema de contabilidad de costos.
1.3. Contabilidad general
La contabilidad general entre muchos otros datos, debe mantener el control de los gastos acumulados en cada período, analizados por naturaleza y clasificados por centros de costo o actividades. De no contarse con este mínimo de datos se debe recomendar que se tomen las medidas pertinentes.
La información recopilada por la contabilidad general es de mucha importancia para la determinación de costos, porque es el único medio confiable de acumular los costos incurridos mensualmente.
Cuando ya se cuenta con un sistema de contabilidad general que permita obtener la información requerida, sólo se efectúan las coordinaciones para evitar una nueva digitación en el sistema de contabilidad de costos.
1.4. Control de producción
1.4. Control de producción
El control de producción debe posibilitar la información de las órdenes, lotes o productos fabricados, así como los inventarios en proceso. También debe indicar el destino de los insumos o su relación con los productos y los sub-productos que resultaran.
La participación del área de producción incluye además una importante labor para sugerir los cost drivers a utilizarse en la distribución de los costos indirectos en cada centro de costo o actividad, así como asegurarse de poder proveer dichos datos periódicamente a la contabilidad de costos, para la aplicación de sus sugerencias.
Por lo tanto, no basta con que lo más recomendable para distribuir un costo indirecto en determinado centro de costo o actividad sea, por ejemplo, el cost driver: horas/hombre, sino que además el área de producción pueda proporcionar dicha información fluida y periódicamente.
2. ¿Para implementar sistemas de contabilidad de costos es necesaria una reingeniería?
El proceso de implementación de un sistema de contabilidad de costos en una empresa en marcha, exige una serie de pasos previos para asegurarse el cumplimiento de los requerimientos mínimos que hagan posible su normal funcionamiento. Generalmente, no todos los datos que se obtienen en sus respectivos centros operativos, se utilizan para la determinación de costos.
Es muy importante por eso, el minucioso análisis que se debe realizar para determinar la información que existe y es útil para costos y la que se debe obtener en el futuro de manera indispensable.
Por lo expuesto, estamos convencidos de la necesidad de un proceso de reingeniería, reorganización o racionalización o como se le desee denominar, según el término que esté de moda, que tienda a obtener un excelente grado de control interno en todos los procedimientos administrativo-contables a realizarse para la determinación de los costos de producción unitarios de la empresa.
Por todo ello, la implementación de un sistema de costos debe iniciarse con la realización de un Seminario-taller, en el que participen los responsables de las distintas áreas involucradas en el mismo, con el propósito de fijar objetivos, definir la metodología a utilizarse, explicar los riesgos y las dificultades que podrían presentarse, así como coordinar adecuadamente para un enlace correcto de actividades.